Partage de fichiers et dossiers avec OneDrive

NB : la procédure présentée ici permet de décommissionner notre application « share ». Fin de service en septembre 2025.

SOMMAIRE

Préambule / présentation succincte de la solution
Recommandations d'utilisation / précautions à prendre
Partager un fichier ou un dossier / procédure de partage (nota : la création d'un dossier partagé permet la réception de documents)
Modèle de message de notification de partage / suggestion de message à partager avec vos interlocuteurs extérieurs
Gestion des fichiers et dossiers partagés / règles d'hygiène pour l'utilisation sûre et durable de cette solution
En cas de problème / une FAQ sera construite sur la base de vos retours. En attendant, la DSI est là pour vous accompagner !

1. Préambule

Dans le cadre de nos projets, de nos avant-ventes, nous pouvons être amenés à partager des fichiers avec nos clients, nos partenaires…

Le partage par messagerie est souvent la solution la plus simple, mais elle trouve quelques limitations :

Lorsque la taille des documents est trop importante (les messageries limitent fréquemment à 10 ou 20 Mo la taille des pièces jointes).
Lorsque les fichiers contiennent du contenu jugé à risque et se retrouvent filtrés par la messagerie (par exemple, des fichiers exécutables).
Lorsque des fichiers contiennent des informations confidentielles qui ne doivent pas être conservées dans des courriels ou des messages instantanés (ex : mots de passe, clés de chiffrement...).

👉 La fonctionnalité de partage de OneDrive est à votre disposition pour partager vos fichiers en toute simplicité !
Elle fonctionne aussi bien pour envoyer des fichiers que pour en recevoir.
Le présent document a pour vocation de vous aider à le prendre en main.

NB : Cette solution étant basée sur OneDrive, elle nécessite la possession d'un compte Office 365 pour l'utiliser. Cependant, il n'est pas nécessaire que vos interlocuteurs disposent, eux aussi, d'un tel compte pour accéder à des documents ou en déposer sur un espace partagé.

Même si aucune limitation n’est mise en place, cet outil n’a pas vocation à être utilisé :

Pour nos échanges internes de documents, même volumineux (➡️ privilégier le partage via SharePoint)
Pour vos besoins personnels ou pour les besoins internes de vos clients (➡️ pour ces usages, nous recommandons alors d’utiliser la solution TransferNow, respectueuse du RGPD).

2. Recommandations d'utilisation

Il est recommandé de :

1. Regrouper les dossiers et fichiers à partager via OneDrive dans un dossier clairement identifié. Le chemin du dossier utilisé dans la suite de cet article est : Mes Fichiers > Partages.

2. Toujours sélectionner une date d'expiration, raisonnablement proche et adaptée au contexte.

3. Partager un fichier ou un dossier

⚠️ IMPORTANT ! Les partages vers l'extérieur depuis le SharePoint Almavia CX sont interdits. Cette procédure ne fonctionne que pour les documents hébergés au sein de votre espace OneDrive individuel.

La procédure de partage d'un fichier ou d'un dossier est la même. Cependant, il faut bien garder à l'esprit que si c'est un dossier qui est partagé, c'est tout son contenu qui sera accessible aux personnes avec lesquelles il sera partagé. Cela permet notamment de partager plusieurs fichiers d'un coup sans avoir recours à la création d'une archive contenant tous les fichiers.

💡Il est également à noter que le partage de dossier permet de fourni à vos interlocuteurs un espace de stockage pour qu'ils puissent vous partager des fichiers et/ou dossiers.
💡Par ailleurs, pour un même fichier/dossier, plusieurs liens de partage peuvent être créés afin de séparer l'accès entre les personnes (par exemple, autoriser la modification par sous-traitant et seulement la consultation et/ou le téléchargement pour le client).

Cliquer sur le bouton "..." à droite du nom du fichier ou du dossier à partager puis cliquer sur "Partager".

Cliquer sur la roue crantée pour éditer les paramètres du partage.

Paramétrer les options de partage suivantes :
- Personnes de votre choix : permet de sélectionner les personnes qui pourront accéder au fichier, qu'elles soient internes à l'entreprise ou externes.

ATTENTION : La sélection de "Personnes dans Almavia CX" implique que n'importe quel membres de l'entreprise qui entrerait en possession du lien pourra accéder au fichier. Il est, par conséquent, recommandé de ne pas choisir cette option.

Choisir le niveau d'accès entre "Peut Modifier" et "Consultation possible".
Sélectionner une date d'expiration.
Valider la sélection via le bouton "Appliquer".

À partir de là, deux possibilités d'envoi des informations de partage :

NB : Pour faciliter la tâche des utilisateurs sur la communication des liens de partage, un modèle de message est proposé au point 4.

Cliquer sur le bouton "Copier le lien" copiera le lien dans le presse-papier. Il pourra, par la suite, être diffusé aux destinataires finaux via un mail (ou tout autre moyen de communication).
Renseigner les champs "À :" et "message" avec respectivement : les destinataires du fichier et le message, puis cliquer sur le bouton "Envoyer". Cela enverra un mail de notification de partage avec votre message intégré dans un modèle Microsoft par défaut.

ATTENTION : Dans ce cas de figure, il n'est pas nécessaire d'inclure le lien dans le message envoyé aux destinataires. Le modèle de Microsoft l'inclut dans son modèle par défaut. Il faudra cependant inclure les autres éléments comme la date d'expiration ou la procédure d'authentification des utilisateurs externes (cf. capture de droite ci-dessous).

NB : Il est à noter que l'accès au fichier partagé se fait différemment selon le profil de l'utilisateur :

Utilisateurs Almavia CX : sans autre forme de vérification/mot de passe/code...
Utilisateurs externes : avec vérification par code afin de s'assurer que la personne qui tente d'accéder au lien est bien propriétaire de la boite aux lettres vers laquelle le fichier a été partagé.

Dans le cas où une autre adresse de messagerie serait renseignée pour recevoir le code de vérification, Microsoft refuse d'envoyer le code, celle-ci n'étant pas autorisée à accéder au fichier partagé.

ATTENTION : En fonction de la méthode d'envoi du lien, l'action "Vérification de votre identité" (cf. image de gauche au-dessus = méthode d'envoi 2) peut se transformer en action "Demande de code de vérification" (cf. ci-dessous = méthode d'envoi 1). La seule différence est que dans le second cas, l'utilisateur a simplement à cliquer sur le bouton "Envoyer le code" au lieu de renseigner l'adresse mail.

4. Modèle de message de notification de partage

À titre d'exemple, nous vous proposons un message-type à envoyer à vos interlocuteurs pour les notifier du partage :

Bonjour,

Veuillez trouver ci-dessous les informations de partage concernant le fichier/dossier {A_COMPLÉTER} :

Lien : {LIEN_DE_PARTAGE}
Date d'expiration : {DATE_EXPIRATION}

Pour les personnes externes, la procédure d'authentification est la suivante :

Cliquer sur le lien de partage.
Renseigner l'adresse mail que vous avez transmise pour le partage (si demandé).
Cliquer sur le bouton "Suivant" (si l'adresse mail a été renseignée au point précédent) ou sur le bouton "Envoyer le code".
Copier le code de vérification reçu dans un mail.
Coller le code de vérification dans le champ correspondant.
Valider sur le bouton "Vérifier".

En cas de problème d'accès au partage, n'hésitez pas à revenir auprès de votre interlocuteur Almavia CX afin qu'il soit remonté auprès des autorités compétentes.

Cordialement,

5. Gestion des fichiers et dossiers partagés

5.1. Reconnaitre un fichier/dossier partagé

Pour reconnaitre un fichier/dossier partagé d'un autre fichier/dossier qui lui serait privé, il suffit de regarder son statut dans la colonne "Partage" :

Privé : le fichier/dossier n'est accessible que par le propriétaire de l'espace OneDrive.

Partagé : le fichier/dossier est partagé avec au moins une personne autre que le propriétaire de l'espace OneDrive.

Plus de détails sur la configuration du partage du fichier/dossier sont disponibles dans l'interface de gestion des accès (cf. point 6.2).

5.2. Gérer les accès

La gestion des accès permet de :

Ajouter ou retirer des personnes autorisées à accéder au lien de partage.
Modifier le niveau d'accès permis par le lien de partage (lecture seule ou modification).
Supprimer le lien de partage.

Ces paramétrages sont accessibles de la manière suivante :

Accéder à l'interface de gestion des accès.

Accéder aux paramètres de partage du lien.

Modifier les paramètres désirés (1/ niveau d'accès, 2/ ajout de personne).

Le retrait d'une personne de l'accès se fait dans les paramètres du lien (capture de gauche) ou bien directement sur l'interface de gestion des liens (capture centrale) en cliquant sur la petite croix présente à côté de chaque utilisateur autorisé d'accès. Une pop-in de confirmation vous demandera de valider le retrait de l'accès pour la personne concernée.

La suppression du lien de partage se fera via l'icône de corbeille à droite du lien sur l'interface de gestion des liens.

6. En cas de problème

Si la fonctionnalité de partage de OneDrive ne semble pas fonctionnelle, il faut ouvrir un ticket Almacare avec les éléments suivants :

Une indication sur la nature de l'erreur (description, code d'erreur, etc).
Une capture d'écran, si pertinent.
Toute autre information qui pourrait être utile à l'identification du problème.